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Institui o Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo – SAESP

FRANCO MONTORO, Governador do Estado de São Paulo, no uso de suas atribuições legais, com fundamento no artigo 89, da Lei nº 9.717, de 30 de janeiro de 1967, Considerando que todos os documentos arquivísticos gerados pela atuação do Governo do Estado de São Paulo constituem parte integrante de seu patrimônio arquivístico; Considerando que o patrimônio arquivístico é um bem público cuja integridade cabe ao Estado assegurar; Considerando que a destruição indiscriminada de documentos efetuada sem critérios pode acarretar prejuízos irrecuperáveis à Administração e à História; Considerando que as atividades de administração dos documentos arquivísticos compõem-se de diversas fases que devem ser desenvolvidas de modo harmônico e integrado, respeitando-se as especialidades de cada órgão gerador de documentação; Considerando que as conclusões apresentadas pela Comissão Especial de Estudos instituída por Despacho de 10, publicado no Diário Oficial do Estado de 11 de novembro de 1983, com a finalidade de realizar estudos relativos à organização à organização de um Sistema Estadual de Arquivos; e Considerando finalmente que, a exposição de motivos apresentada pelo Secretário Extraordinário da Cultura,

Decreta:

Artigo 1º - Fica instituído, nos termos deste decreto, o Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo - SAESP.

Artigo 2º - O Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo - SAESP tem como objetivos principais:

I - assegurar a proteção e apresentação dos documentos do Poder Público Estadual, tendo em vista o seu valor administração e histórico e os interesses da comunidade;

II - harmonizar as diversas fases da administração dos documentos arquivísticos, atendendo às peculiaridades dos órgãos geradores da documentação;

III - facilitar o acesso ao patrimônio arquivístico público de acordo com as necessidades da comunidade.

Artigo 3º - Para os fins deste decreto consideram-se integrantes do patrimônio arquivístico público todos os documentos, de qualquer tipo e natureza, gerados e acumulados no decurso das atividades de cada órgão da Administração do Estado de São Paulo, que se distribuem em:

I - arquivos correntes, constituídos pelos conjuntos de documentos em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas freqüentes;

II - arquivos intermediários, constituídos pelos conjuntos de documentos procedentes de arquivos correntes e que aguardam destinação final em depósitos de armazenagem temporária;

III - arquivos permanente, constituídos pelos conjuntos de documentos que assumem valor cultural, de testemunho, extrapolando a finalidade específica de sua criação e aos que devem ser assegurados a preservação e o acesso público.

Artigo 4º - O Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo - SAESP conta com:

I - órgão central: Divisão de Arquivo do Estado, do Departamento de Museus e Arquivos, da Secretaria da Cultura;

II - órgãos regionais: Delegacias Regionais da Cultura, do Departamento de Atividades Regionais da Cultura, da Secretaria da Cultura;

III - órgãos setoriais: 1 (um) em cada Secretaria do Estado e Autarquia.

Parágrafo único - A definição dos órgãos setoriais previstos no inciso III deste artigo será objeto de decretos específicos e recairá em unidade técnica já existente na estrutura organizacional de cada Secretaria de Estado e Autarquia.

Artigo 5º - Poderão, também, participar do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo - SAESP, mediante celebração de convênios com o Governo do Estado, por sua Secretaria da Cultura, após prévia autorização e observada a legislação pertinente, órgãos dos Poderes Legislativo e Judiciário estaduais, das Administrações municipais, as Fundações instituídas pelo Poder Público, as Empresas nas quais o Estado tenha participação majoritária e demais Entidades de Direito Privado.

Artigo 6º - A Divisão de Arquivo do Estado, do Departamento de Museus e Arquivos, como órgão central do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo e além de suas atribuições normais, cabe:

I - estabelecer a articulação com os órgãos integrantes do SAESP e com unidades afins;

II - elaborar princípios, diretrizes, normas e métodos sobre organização e funcionamento das atividades de arquivo;

III - prestar orientação técnica aos órgãos integrantes do Sistema e a unidades responsáveis pela guarda de documentos arquivísticos;

IV - orientar e controlar a elaboração dos planos de destinação de documento;

V - controlar o encaminhamento obrigatório aos arquivos competentes dos documentos acumulados nas unidades responsáveis pela guarda dos arquivos intermediários e correntes;

VI - providenciar a celebração de convênios entre o Governo do Estado, por sua Secretaria da Cultura, e entidades, públicas e privadas, municipais, estaduais, nacionais ou internacionais, visando atingir os objetivos do Sistema;

VII - administrar os convênios de que trata o inciso anterior e fiscalizar as correspondentes prestações de contas;

VIII - manter cadastro geral atualizado das unidades responsáveis pela guarda de documentos arquivísticos;

IX - produzir textos de interesse para o SAESP;

X - elaborar programas de divulgação do Sistema e dos acervos à disposição do público;

XI - desenvolver estudos visando à instalação de arquivos intermediários ou permanentes;

XII - propor a política de acesso aos documentos públicos;

XIII - promover a organização de eventos culturais relacionados ao Sistema;

XIV - promover a realização de cursos para o desenvolvimento dos recursos humanos do Sistema.

Artigo 7º - As Delegacias Regionais da Cultura, do Departamento de Atividades Regionais da Cultura, além de suas atribuições normais, têm, como órgãos regionais do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo, em suas respectivas áreas de atuação, as seguintes atribuições:

I - manter contatos com autoridades públicas e com responsáveis pela guarda de documentos arquivísticos, com a finalidade de divulgar o Sistema;

II - promover a articulação entre as unidades responsáveis pela guarda de documentos arquivísticos;

III - colaborar com o órgão central do Sistema no desempenho de suas atribuições, especialmente:

a) na orientação e no controle da elaboração dos planos de destinação de documentos;

b) no controle do encaminhamento aos arquivos competentes dos documentos acumulados nas unidades responsáveis pela guarda de arquivos intermediários e correntes;

c) em estudos visando à instalação de arquivos intermediários ou permanentes;

d) na coleta de dados necessários à elaboração de programas e projetos;

e) na promoção de eventos relacionados ao Sistema.

Artigo 8º - Os órgãos setoriais do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo têm as seguintes atribuições:

I - assistir as autoridades das Secretarias de Estado ou das Autarquias a que pertencem, nos assuntos relacionados com o Sistema;

II - planejar e acompanhar a execução, no âmbito das Secretarias de Estado ou Autarquias a que pertencerem, dos programas, diretrizes e normas emanadas do órgão central do Sistema;

III - elaborar, em conformidade com as diretrizes emanadas do órgão central, o conjunto de normas disciplinadoras da recepção, produção, tramitação, arquivamento, preservação e transferência dos documentos gerados em seus respectivos âmbitos de atuação;

IV - prestar orientação técnica, controlar e, quando for o caso, executar as atividades arquivísticas, em seus respectivos âmbitos de atuação;

V - manter cadastro das unidades pertencentes às suas estruturas organizacionais, responsáveis por atividades de arquivo, bem como das relações de séries documentais que essas unidades mantêm sob custódia e que fazem parte de seus arquivos correntes;

VI - prestar ao órgão central informações sobre suas atividades;

VII - apresentar sugestões para o aprimoramento do Sistema.

Artigo 9º - Ao Diretor da Divisão de Arquivo do Estado, enquanto dirigente de unidade de despesa, cabe exercer as competências previstas nos artigos 92 e 105 do DECRETO nº 20.955, de 1º de junho de 1983.

Artigo 10 - Fica instituída, junto ao órgão central do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo, a Comissão Estadual de Arquivo.

Artigo 11 - A Comissão Estadual de Arquivo cabe:

I - prestar, ao órgão central do SAESP, assessoramento de ordem técnica e histórico-cultural;

II - manifestar-se sobre instruções normativas emanadas do órgão central ou dos órgãos setoriais do SAESP;

III - propor modificações aprimoradoras do Sistema;

IV - propor medidas para o inter-relacionamento das atividades dos arquivos correntes e dos arquivos intermediários e permanentes;

V - propor a constituição de comissões ou grupos de trabalho para tratar de assuntos específicos;

VI - elaborar seu regimento interno.

Artigo 12 - A Comissão Estadual de Arquivo tem a seguinte composição:

I - 2 (dois) membros escolhidos pelo Secretário da Cultura;

II - Diretor da Divisão de Arquivo do Estado, do Departamento de Museus e Arquivos, da Secretaria da Cultura;

III - 1 (um) representante da Fundação do Desenvolvimento Administrativo - FUNDAP;

IV - 1 (um) representante do Curso de Arquivo ou do Curso de História de cada Universidade Estadual;

V - 1 (um) representante da Associação dos Arquivistas Brasileiros - núcleo do Estado de São Paulo.

§ 1º - Os Membros da Comissão Estadual de Arquivo serão designados pelo Secretário da Cultura para um mandato de 2 (dois) anos, permitida a recondução, sendo, no caso dos representantes previstos nos incisos III a V deste artigo, mediante indicação dos respectivos órgãos de origem.

§ 2º - No caso de vaga em data anterior à do término do mandato, o Secretário da Cultura designará novo membro para o período restante.

§ 3º - O Presidente será indicado pelos membros da Comissão, dentre seus pares, em lista tríplice apresentada ao Secretário da Cultura, que o designará.

§ 4º - O Presidente, além do voto de membro da Comissão, terá o voto de desempate.

Artigo 13 - Fica vedada a eliminação de documentos integrantes do patrimônio arquivístico público, sem prévia consulta ao órgão central do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo.

Artigo 14 - A implantação do Sistema instituído por este decreto será feita gradativamente, de acordo com as disponibilidades orçamentárias e financeiras.

Artigo 15 - Este decreto entrará em vigor na data de sua publicação.

Palácio dos Bandeirantes, 19 de outubro de 1984.

FRANCO MONTORO

Jorge Cunha Lima, Secretário Extraordinário da Cultura

Roberto Gusmão, Secretário do Governo

Publicado na Secretaria de Estado do Governo, aos 19 de outubro de 1984.

Dados Técnicos da Publicação

Publicado no Diário Oficial do Estado em 20 de outubro de 1984 consultar DOE