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Estabelece normas relativas ao Programa SP Sem Papel no âmbito da Secretaria de Governo

O Secretário de Governo,

Considerando a implantação do Programa SP Sem Papel, conforme Resolução SG-38, de 7 de agosto de 2019, que atendeu ao disposto no § 1º do artigo 1º do Decreto n° 64.355, de 31 de julho de 2019, Considerando a racionalização, otimização, gestão documental eficiente, segurança, transparência, economicidade e a sustentabilidade ambiental abrangidas pelo Programa, resolve:

Artigo 1º - A produção, gestão, tramitação, armazenamento, preservação, segurança e acesso a documentos e informações arquivísticas de novos documentos, na Secretaria de Governo e no Fundo Social de São Paulo, deverão ser feitos exclusivamente no ambiente oficial de gestão documental do Estado de São Paulo (https://www.spsempapel.sp.gov.br/), doravante denominado Ambiente Oficial, observadas as disposições do artigo 11 do Decreto nº 64.355, de 31 de julho de 2019, e atendidos os requisitos previstos nesta resolução.

§ 1º - Os processos, expedientes e documentos autuados fisicamente e cadastrados em sistemas de controle referencial, antes da implantação do Programa de que trata esta resolução, tramitarão em papel até a sua eliminação, conforme prazos previstos nas Tabelas de Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Estado.

§ 2° - Os documentos recebidos e protocolados fisicamente serão digitalizados e capturados para autuação e tramitação no Ambiente Oficial e, salvo manifestação em contrário do remetente, a resposta será fornecida pela mesma forma.

§ 3º - A abertura e a tramitação de processo, expediente ou documento, em meio físico, somente serão permitidas nas situações em que:

1. houver indisponibilidade temporária do Ambiente Oficial e, simultaneamente, comprometimento de prazos legais ou administrativos;

2. a matéria apresentar caráter de urgência ou emergência, devidamente declaradas pela autoridade competente, para justificar autuação e cadastramento no sistema SPdoc.

§ 4º - Nos casos do § 3º deste artigo, o registro no Ambiente Oficial deverá ser realizado imediatamente após seu reestabelecimento, tendo ou não ocorrido a conclusão da tramitação.

§ 5º - Os processos, expedientes e documentos recebidos fisicamente, mesmo que tramitados por intermédio do Ambiente Oficial, permanecerão arquivados no Departamento de Gestão da Documentação Técnica e Administrativa – DGDTA, da Coordenadoria de Administração, até a data de sua eliminação, conforme prazos previstos nas Tabelas de Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo, respeitadas as orientações gerais emanadas pela Unidade do Arquivo Público do Estado.

Artigo 2º - A tramitação de documentos entre a Secretaria de Governo e demais órgãos do Poder Executivo Estadual se dará gradativamente por meio digital, até 31 de dezembro de 2019, conforme cronogramas de implantação do Ambiente Oficial publicados com observância do disposto no § 1º do artigo 1º do Decreto n° 64.355, de 31 de julho de 2019.

§ 1º - Os processos, expedientes e documentos dos órgãos a que se refere o “caput” deste artigo, somente serão recebidos fisicamente quando:

1. não tenham a data de implantação prevista em resolução da Secretaria de Governo;

2. a autuação tenha se dado nos termos do § 3º do artigo 1º desta resolução;

3. o sistema informatizado ainda não tinha sido objeto da adequação a que se refere o artigo 2º das Disposições Transitórias do Decreto n° 64.355, de 31 de julho de 2019.

§ 2º - Os processos, expedientes e documentos recebidos na forma do § 1º deste artigo poderão ser digitalizados e capturados para autuação e tramitação no Ambiente Oficial, no âmbito da Secretaria de Governo, visando à celeridade de sua tramitação, formando o processo híbrido a que se refere o inciso XVIII do artigo 2º do Decreto n° 64.355, de 31 de julho de 2019.

§ 3º - Ocorrendo a tramitação na forma prevista no § 2º deste artigo, o processo, expediente ou documento recepcionado fisicamente será restituído à origem, instruído com cópia dos documentos digitais produzidos e tramitados no âmbito da Secretaria de Governo.

§ 4º - Havendo possibilidade de prosseguimento da tramitação de processo, expediente ou documento, por intermédio de comunicação oficial entre servidores públicos da Secretaria de Governo e demais órgãos ou entidades, públicas ou privadas, esta se dará preferencialmente por intermédio de e-mail oficial, a ser capturado e incorporado ao Ambiente Oficial.

Artigo 3º - É obrigatória, a todos os servidores públicos das áreas administrativas, a certificação no curso de Educação à Distância - EAD do ambiente de treinamento do Programa SP Sem Papel, disponibilizado no https://treinamentos.spsempapel.sp.gov.br.

Artigo 4º - O Departamento de Gestão da Documentação Técnica e Administrativa – DGDTA exercerá a função de Administrador do Programa SP Sem Papel, no âmbito da Secretaria de Governo, cabendo-lhe a inclusão e exclusão de usuários no Ambiente Oficial.

§ 1º- O Departamento de Recursos Humanos, da Coordenadoria de Administração, será responsável por solicitar a inclusão e exclusão de usuários no Ambiente Oficial, devendo fornecer, ao Administrador do Programa SP Sem Papel, nome completo, CPF e e-mail oficial do usuário.

§ 2º - O Superior imediato poderá solicitar a exclusão de servidor público do Ambiente Oficial, por meio de ato motivado.

Artigo 5º - A Plataforma Tecnológica do Ambiente Oficial e os serviços atrelados à sua manutenção serão de responsabilidade da Secretaria de Governo, cabendo aos demais órgãos e entidades do Estado prover a armazenagem, junto à Companhia de Processamento de Dados do Estado de São Paulo – PRODESP, dos documentos nela inseridos.

Artigo 6º - Esta resolução entra em vigor na data de sua publicação.

Dados Técnicos da Publicação

• Publicado no Diário Oficial do Estado em 23 de agosto de 2019, Consultar DOE de 23/08/2019, página 4.