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Institui, na Casa Civil, Comitê Gestor do Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística de Documentos e Informações - SPdoc e dá providências correlatas

JOSÉ SERRA, Governador do Estado de São Paulo, no uso de suas atribuições legais e considerando que,nos termos do artigo 2º, inciso II, do Decreto nº 54.276, de 27 de abril de 2009, cabe à Unidade do Arquivo Público do Estado, órgão central do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo - SAESP, orientar o desenvolvimento, a implementação e o aperfeiçoamento contínuo de sistema informatizado unificado de gestão arquivística de documentos e informações, em conformidade com a política estadual de arquivos Decreta:

Artigo 1º - Fica instituído, na Casa Civil, junto ao Gabinete do Secretário, Comitê Gestor do Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística de Documentos e Informações - SPdoc, no âmbito da administração direta do Poder Executivo, para planejar sua implementação progressiva e aperfeiçoamento contínuo.

Artigo 2º - O Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística de Documentos e Informações - SPdoc se constitui em conjunto de procedimentos e operações técnicas da gestão arquivística de documentos processado eletronicamente, aplicável a documentos convencionais e digitais.

Parágrafo único - Para assegurar consistência, segurança e confiabilidade ao Sistema deverão ser observados os requisitos, padrões, normas e procedimentos arquivísticos, definidos nos termos do artigo 11, inciso IV, do Decreto nº 54.276, de 27 de abril de 2009.

Artigo 3º - O Comitê Gestor é composto dos seguintes membros, designados pelo Secretário-Chefe da Casa Civil:

I - 3 (três) representantes da Casa Civil, na seguinte conformidade:

a) o Coordenador da Unidade do Arquivo Público do Estado, que exercerá a coordenação dos trabalhos;

b) o Diretor do Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo;

c) 1 (um) de livre escolha do Secretário-Chefe da Casa Civil;

II - 2 (dois) representantes da Secretaria de Gestão Pública, sendo 1 (um) da Unidade de Tecnologia da Informação e Comunicação;

III - 1 (um) representante de cada um dos seguintes órgãos e entidade, que exercerão funções de assessoramento nas suas áreas específicas de atuação:

a) Secretaria de Economia e Planejamento;

b) Procuradoria Geral do Estado;

c) Companhia de Processamento de Dados do Estado de São Paulo - PRODESP.

§ 1º - As funções de membro do Comitê Gestor não serão remuneradas, mas consideradas como serviço público relevante.

§ 2º - O Comitê Gestor poderá convidar, para participar de suas reuniões, técnicos e especialistas de áreas afins que, por seus conhecimentos e experiência profissional, possam contribuir para a discussão das matérias em exame.

“§ 3º - O Coordenador do Comitê Gestor será substituído, em suas faltas e impedimentos, pelo Diretor do Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo.”;

“§ 4º - Os membros de que tratam os incisos I, alínea “c”, II e III deste artigo serão designados para um mandato de 2 (dois) anos, permitida a recondução.”;

“§ 5º - Na hipótese de vacância antes do término do mandato dos membros a que se refere o § 4º deste artigo, far-se-á nova designação para o período restante.”;

“§ 6º - Concluído o mandato, os membros a que se refere o § 4º deste artigo permanecerão no exercício de suas funções até a posse dos novos designados.”;

§ 3º, § 4º, § 5º, § 6º, incluídos pelo Decreto nº 56.260, de 06 de outubro de 2010

Artigo 4º - Para a consecução de seus objetivos, cabe ao Comitê Gestor:

I - desenvolver ações integradas entre a Casa Civil e a Secretaria de Gestão Pública nos assuntos afetos ao uso da tecnologia da informação nas atividades de protocolo e arquivo;

II - planejar, coordenar e acompanhar a implementação gradual e progressiva do Sistema;

III - elaborar e propor diretrizes e procedimentos a serem adotados para contínua manutenção e aprimoramento do Sistema;

IV - planejar os recursos necessários ao pleno funcionamento, manutenção e aprimoramento do Sistema;

V - manifestar-se conclusivamente a respeito das formulações apresentadas por órgãos públicos a respeito do funcionamento do Sistema;

VI - elaborar projeto de capacitação de pessoal referente aos procedimentos de arquivo e protocolo e à operação do Sistema, orientando sua execução;

VII - planejar e manter serviço de orientação aos usuários do Sistema;

VIII - atualizar, ajustar e revisar, de forma permanente, os procedimentos e as práticas estabelecidas, garantindo sua compatibilidade;

IX - promover a atualização constante do Sistema e a sua conformidade com a política estadual de arquivo e de segurança da informação.

“X - elaborar seu Regimento Interno.

“Parágrafo único - O Regimento Interno do Comitê Gestor será aprovado mediante resolução do Secretário-Chefe da Casa Civil e poderá conter, além das normas de seu funcionamento, o detalhamento das atribuições e competências previstas neste decreto.”;

Paragrafo Único e inciso X, incluídos pelo Decreto nº 56.260, de 06 de outubro de 2010

Artigo 5º - O Comitê Gestor do Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística de Documentos e Informações - SPdoc conta com um Núcleo de Apoio para assessorá-lo no desempenho de suas atribuições.

“Artigo 5º - O Comitê Gestor conta com:

I - Núcleo de Apoio;

II - Comissões Técnicas.

§ 1º - Ao Núcleo de Apoio cabe:

1. assessorar o Comitê Gestor no desempenho de suas atividades;

2. desenvolver atividades características de apoio técnico e administrativo.

§ 2º - A condução dos trabalhos do Núcleo de Apoio, que não se caracteriza como unidade administrativa, é da responsabilidade do Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo.

§ 3º - Às Comissões Técnicas, integradas por especialistas, membros ou não do Comitê Gestor, cabe a realização de estudos e pesquisas sobre temas específicos, necessários à adequada execução deste decreto.

§ 4º - Serão objeto de resolução do Secretário-Chefe da Casa Civil, por proposta do Coordenador do Comitê Gestor, a definição de cada Comissão Técnica e a designação de seus membros.

§ 5º - O disposto no § 1º do artigo 3º deste decreto aplica-se, também, aos membros das Comissões Técnicas.”. (NR)

'Parágrafo único - O Núcleo de que trata este artigo não se caracteriza como unidade administrativa.

Alterado pelo Decreto nº 56.260, de 06 de outubro de 2010

“Artigo 5º-A - As ausências não justificadas às reuniões do Comitê Gestor e de suas Comissões Técnicas, por 2 (duas) vezes consecutivas ou 3 (três) alternadas, implicarão na solicitação de sua substituição.

Parágrafo único - O disposto no “caput” deste artigo não se aplica aos membros de que tratam as alíneas “a” e “b” do inciso I do artigo 3º deste decreto.”;

“Artigo 5º-B - O Comitê Gestor poderá promover intercâmbio com órgãos nacionais e internacionais, públicos e privados, visando à capacitação e atualização de recursos humanos, ao desenvolvimento de pesquisas e à incorporação de novas melhorias no Sistema.”.

Artigo 5-a e 5-b incluídos pelo Decreto nº 56.260, de 06 de outubro de 2010

Artigo 6º - O Comitê Gestor deverá apresentar, ao Secretário-Chefe da Casa Civil, relatórios periódicos arespeito do andamento dos trabalhos.

Artigo 7º - Este decreto entra em vigor na data de sua publicação.

Palácio dos Bandeirantes, 25 de fevereiro de 2010

JOSÉ SERRA

Sidney Estanislau Beraldo

Secretário de Gestão Pública

Francisco Vidal Luna

Secretário de Economia e Planejamento

Aloysio Nunes Ferreira Filho

Secretário-Chefe da Casa Civil

Dados Técnicos da Publicação

Publicado no Diário Oficial do Estado em 26 de fevereiro de 2010 Consultar DOE

Publicado na Casa Civil, aos 25 de fevereiro de 2010.